Cálculo do IRRF sobre aluguel: empresa pode pagar duas vezes se não retiver?

Cálculo do IRRF sobre aluguel: quem responde pelo imposto?

No cálculo do IRRF sobre aluguel pago por empresa a pessoa física, a empresa calcula, retém e recolhe o imposto devido. Transferir o valor integral ao proprietário não afasta essa responsabilidade.

Isso não significa cobrança automática em dobro. Pode haver desembolso adicional pela empresa, juros e multa, mas a regularização depende do momento da falha e do tratamento dado à renda pelo proprietário.

A Lei nº 15.270/2025 introduziu uma redução do Imposto de Renda com efeitos em 2026. Ela alcança rendimentos tributáveis sujeitos à incidência mensal, incluindo aluguéis pagos por pessoa jurídica a pessoa física.

Aqui, o foco não é a tributação do patrimônio do locador: é a rotina da empresa que ocupa loja, escritório ou galpão e responde como fonte pagadora, isto é, quem paga o rendimento. Os pagamentos de 2026 também precisam estar corretamente documentados para o ajuste anual do proprietário em 2027.

Quem calcula, retém e recolhe o IRRF do aluguel?

IRRF significa Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. A empresa desconta o imposto do pagamento ao proprietário e o recolhe à União. Trata-se, normalmente, de antecipação do imposto que o locador apurará na declaração anual.

A contratação de uma administradora não elimina a responsabilidade tributária da fonte pagadora. Contrato, recibo e registros contábeis devem identificar o proprietário e a natureza do pagamento: receber por intermédio de imobiliária não transforma automaticamente o aluguel de pessoa física em receita de pessoa jurídica.

As regras nacionais constam do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 9.580/2018. Valem para empresas de São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Brasília, Curitiba, Porto Alegre e cidades do Nordeste.

Empresa optante pelo Simples Nacional também precisa verificar essa retenção. Seu regime tributário não dispensa, por si só, as obrigações relativas ao rendimento pago a terceiros.

Como calcular o IRRF sobre aluguel em 2026?

A redução de 2026 não substituiu a tabela progressiva: primeiro se calcula o imposto; depois se aplica a redução cabível. A referência é a tabela mensal de 2026 da Receita Federal.

A base de cálculo é o valor sobre o qual incide a alíquota, depois dos ajustes permitidos. Não confunda essa base com o rendimento tributável usado para verificar a redução:

• Até R$ 5.000 mensais, a redução fica limitada ao imposto calculado e pode zerá-lo.
• Acima de R$ 5.000 e até R$ 7.350, a redução é parcial: R$ 978,62 menos 0,133145 multiplicado pelo rendimento tributável mensal.
• Acima de R$ 7.350, não há essa redução mensal.

Exemplo: empresa paga R$ 6.000 de aluguel

Exemplo hipotético: uma pequena empresa aluga uma loja de uma pessoa física residente no Brasil. Há apenas esse pagamento mensal ao beneficiário, sem despesas excluíveis, e o desconto simplificado mensal de R$ 607,20 é mais vantajoso que as deduções legais.

O desconto simplificado não é uma despesa cobrada do proprietário: serve apenas ao cálculo. Ele substitui as deduções legais mensais, não se soma a elas. Outros pagamentos da mesma fonte ao mesmo beneficiário no mês podem exigir cálculo conjunto.

IPTU, condomínio e comissão podem reduzir o aluguel tributável?

Podem existir exclusões, desde que atendidos os requisitos legais e comprovado o ônus do locador. Entre elas estão impostos, taxas e emolumentos incidentes sobre o imóvel, despesas de condomínio e despesas de cobrança ou recebimento, como administração da locação.

Não basta o boleto mencionar IPTU ou condomínio. É preciso verificar quem efetivamente suporta a despesa e separar aluguel de outros valores. Se o encargo é do inquilino, não deve ser lançado automaticamente como dedução do proprietário.

A contabilidade deve distinguir exclusões próprias do rendimento de aluguel, deduções legais e desconto simplificado. Misturar essas etapas pode reduzir indevidamente a retenção.

A empresa paga imposto duas vezes se transferir o aluguel integral?

Não necessariamente. Pensa comigo: no exemplo, a empresa transfere R$ 6.000 ao proprietário quando deveria separar R$ 394,54 para o imposto. Ao corrigir a operação, poderá precisar tirar esse valor do próprio caixa, antes de conseguir eventual restituição ou compensação contratual com o locador.

Isso é um custo adicional de caixa, não prova de que a mesma renda deva ser tributada duas vezes. Quem suporta definitivamente a diferença depende também do contrato e da possibilidade jurídica de recuperação.

A Receita distingue imposto não retido de imposto retido e não recolhido. O Parecer Normativo SRF nº 1/2002 trata da responsabilidade em rendimentos sujeitos ao ajuste anual: o momento da constatação, especialmente em relação ao prazo da declaração, importa para definir a cobrança do principal. Penalidades da fonte não desaparecem automaticamente.

Se o locador já declarou e pagou imposto sobre a renda, isso precisa ser comprovado na regularização. Não autoriza a empresa a simplesmente encerrar o assunto. Se o contrato garante valor líquido ao proprietário, ainda pode ser necessário reajustar a base do cálculo.

A pergunta útil, portanto, não é apenas “quanto o dono paga?”, mas “nossa empresa consegue provar o cálculo, o desconto e o recolhimento?”.

O que muda entre antes, 2026 e 2027?

Retenção mensal zerada não garante ausência de imposto anual, especialmente quando o proprietário tem outras fontes de renda. O quadro não anuncia nova mudança legal para 2027: mostra o reflexo dos pagamentos realizados em 2026.

Como regularizar aluguel pago sem retenção?

1. Levante os pagamentos. Separe por mês, beneficiário e data efetiva; não use apenas o mês indicado no contrato.
2. Confira os documentos. Reúna contrato, aditivos, recibos, despesas e comprovantes bancários.
3. Refaça os cálculos. A contabilidade deve aplicar tabela, exclusões, deduções e redução correspondentes a cada período.
4. Identifique a falha. Houve ausência de desconto, falta de recolhimento ou informação incorreta? Cada situação exige tratamento próprio.
5. Regularize as obrigações. Verifique EFD-Reinf, escrituração de retenções e pagamentos, e DCTFWeb, declaração usada para constituir débitos e emitir o documento de arrecadação, conforme o enquadramento.
6. Alinhe com o proprietário. Documente eventual devolução e confira se houve declaração ou pagamento do imposto, sem compensações improvisadas.

Checklist mensal: memória de cálculo, recibo com bruto e líquido, IRRF separado, comprovante bancário, documento de arrecadação pago e registros fiscais conciliados. Consulte as orientações oficiais da EFD-Reinf.

Perguntas frequentes sobre IRRF no aluguel

Aluguel pago por empresa entra no carnê-leão?

Em regra, não. No pagamento de pessoa jurídica a pessoa física residente no Brasil, aplica-se a retenção pela fonte, quando devida, e posterior ajuste anual do beneficiário.

Aluguel de R$ 5.000 tem IRRF em 2026?

Na situação simples de um único rendimento tributável mensal de R$ 5.000 pago pela fonte, a redução pode zerar o imposto. Outros pagamentos e circunstâncias precisam ser conferidos.

Pagar por imobiliária elimina a retenção?

Não. A intermediação não altera automaticamente a identidade do proprietário nem afasta a responsabilidade da empresa pagadora. O fluxo deve estar documentado.

Quem ajuda a organizar os documentos da locação?

A GKÁ Imobiliária é a solução do ecossistema GDR para administração e documentação da locação. Cálculo tributário e regularização devem ser validados pela contabilidade.

Como a GDR Company pode ajudar

A GDR Company pode apoiar a organização da locação, mas não substitui o contador no cálculo, nas declarações e na regularização do imposto. Discussões de responsabilidade tributária exigem advogado especializado, porque ultrapassam a administração imobiliária.

A GDR trabalha com isso:

• GKÁ Imobiliária: administração e documentação da locação.
• GDR Industrial & Corporate: apoio imobiliário em locações e contratos corporativos de escritórios, galpões e imóveis industriais.
• Telefone/WhatsApp: (41) 99617-4416; e-mail: atendimento@gdrimoveis.com.br; formulário de atendimento.

E você, o que acha?

Sua empresa confere a retenção do aluguel ou apenas transfere o valor cobrado? Conte nos comentários como essa conferência funciona na sua operação.